MODULE 3 : LA GESTION DU TEMPS

OBJECTIFS DU MODULE

Amener chaque participant à :

-         Savoir définir ses priorités ;

-         Savoir s’organiser pour être efficace et performant

PLAN DU MODULE

Introduction

  1. 1.Définition
  2. 2.Objectifs de la gestion du temps
  3. 3.Causes de manque et de perte de temps

3.1- les causes endogènes (causes de manque de temps)

3.2- les causes exogènes (causes de perte de temps)

  1. 4.Techniques managériales de gestion de temps

Savoir décider :

Optimiser les processus clé :

Adopter les bonnes pratiques pour une meilleure utilisation du temps

  1. 5.Outils de gestion de temps

Les outils d’anticipation

Les outils d’alerte

Les outils de rétro action

  1. 6.Conseils pratiques pour mieux gérer son temps

Introduction

  1. 1.Définition

Le temps est une durée ou moment particulier correspondant au déroulement d’une tâche. Il est :

-         Disponible en quantité limitée ;

-         Non stockable ;

-         Non rattrapable.

 

L’homme subdivise généralement le temps en trois :

 

-         Le temps de travail ;

-         Le temps de loisirs ;

-         Le temps de repos.

 

  1. 2.Objectifs de la gestion du temps

La bonne gestion du temps vise l’efficacité et la performance

  1. 3.Causes de manque et de perte de temps

Les causes du manque du temps sont autant endogènes qu’exogènes

3.1- les causes endogènes (causes de manque de temps)

Il faut les connaître pour mieux les éviter :

-         Incapacité à déléguer, vouloir tout faire, tout contrôler

-         Incapacité à prioriser ses tâches et à les planifier, à anticiper

-         Incapacité à ajuster son temps à l’importance de la tâche

-         Incapacité à moduler ses horaires en fonction du niveau de la charge de travail (sens des responsabilités)

-         Lenteur excessive

-         Manque de confiance en soi, peur de mal faire

-         Manque d’autonomie, difficulté à travailler seul

-         Dissémination de l’énergie, dispersion

3.2- les causes exogènes (causes de perte de temps)

-         Les conditions du travail inadéquates ;

-         Les outils de travail défectueux et insuffisant

-         La promiscuité au manque de locaux, source de diversion ;

-         La qualité du cadre de travail (visibilité, aération, climatisation, bruits……) ;

-         Niveau de salaire non en phase avec la progression de l’indice des prix à la consommation d’où la tendance à voler le temps de l’employeur ;

-         La solidarité de famille, de clan, de religion prime sur la logique du rendement ;

-         Les nombreuses absences pour des raisons privées ;

-         Les réunions trop longues et trop fréquentes ;

-         Les manifestations officielles qui ne démarrent pas à l’heure ;

-         Les visites intempestives (marchandes, privées et professionnelles) ;

-         Les interruptions incontrôlées des collaborateurs et des responsables hiérarchiques ;

-         Les appels téléphoniques incontrôlés ;

-         Les coupures d’électricité et les pannes diverses ;

-         L’utilisation exagérée de l’outil internet ;

-         La rétention d’informations et la non mise à disposition à temps des documents.

  1. 4.Techniques managériales de gestion de temps

La gestion du temps dépend surtout d’une dimension personnelle « la force du moi » c’est à dire la capacité à tenir bon sur ses objectifs et le pouvoir de dire non dans toutes les situations d’interaction avec les autres.

Cinq techniques importantes :

-         Savoir décider

-         Savoir déléguer

-         Ne conserver que les réunions efficaces

-         Optimiser les processus clé

-         Faire rechercher les causes de perte de temps à l’équipe en assurant la continuité du temps.

Savoir décider :

q Se poser la question de savoir si la décision à prendre

  • relève de lui seul, sans consultation préalable
  • doit l’être après avoir pris avis des personnes concernées
  • doit l’être avec l’accord implicite des personnes concernées
  • doit l’être avec l’accord exprimé clairement et favorablement des personnes concernées

q Etre capable de décider rapidement, avec ou sans concertation, est une qualité importante de l’agent. Elle signe son courage, sa prise de risque, son engagement.

Optimiser les processus clé :

Processus = ensemble indépendant d’opérations qui permet, à partir des entrées (informations, données, matières premières, fournitures) d’obtenir un résultat.

Toutes les opérations sans valeur ajoutée doivent être réduites.

Adopter les bonnes pratiques pour une meilleure utilisation du temps

q Evitez les gaspillages de temps

  • Dresser une liste d'objectifs.
  • Etablir des priorités
  • Dressez quotidiennement une liste de tâches à accomplir
  • Prioriser les tâches et commencer par les plus importantes

q Assurer la continuité du service

  • Connaître tous les maillons du processus
  • Pouvoir remplacer efficacement les éléments du groupe absents, affectés ou démissionnaires

 

Matrice de priorités (principes d’EISENHOWER)

Importance de la tâche/Urgence de la tâche

Tâche non urgente

Tâche urgente

Tâche importante

Tâche importante non urgente

à planifier

Tâche importante et urgente

à exécuter en priorité

Tâche peu importante

Tâche peu importante et non urgente

à laisser de côté

Tâche peu importante mais urgente

à déléguer si possible

 

Gestion des priorités

 

a/ détermination des objectifs -motivation

  • fixation de délais
  • concentration des efforts pour atteindre le but fixé

b/ planification

  • préparation du travail
  • exploitation optimale du temps disponible
  • réduction du temps d’exécution

c/ prise de décision

  • choix des problèmes essentiels
  • classement des tâches selon leur
    importance

d/ organisation dans le temps

  • action plus productive
  • concentration sur les tâches essentielles

e/ contrôle du déroulement du travail

  • vérification des résultats
  • comparaison prévu/réalisé

 

  1. 5.Outils de gestion de temps

Les outils d’anticipation

  • Planification d’évènements quasi certains : Agenda, planning mural
  • Planification d’évènements dont la probabilité peut être estimée : emploi du temps standard, diagramme de Gannt , Graphes de type Pert …
  • Planification d’évènements dont la probabilité dépend du point de vue d’experts :

Les outils d’alerte

  • Pour les dates limites : Agenda manuel ou électronique, tableaux de bord, plannings
  • Pour les durées limites : Diagramme de Gannt, Courbe d’expérience, fiche de processus, fiche suiveuse

Les outils de rétro action

             Agir sur la gestion du temps touchant une période écoulée : les

documents de cumul des temps passés sur une action , l’auto-analyse des temps .

  1. 6.Conseils pratiques pour mieux gérer son temps

-         Ne pas céder à la tyrannie de l’instant (mail, portable )

-         Savoir distinguer ce qui est urgent et ce qui est important

-         Traiter d’abord les petites choses qui ne demandent pas beaucoup de temps

-         Préparer son plan de travail du lendemain, la veille

-         Planifier ses gros chantiers à l’avance

-         Déléguer tout ce qui peut être aussi bien fait par un collaborateur après avoir choisi et préparé le délégataire

-         Ajuster ses horaires à la charge de travail

-         Apprendre à ajuster le temps passé à l’importance de la tâche

-         Bannir le perfectionnisme inutile.

-         Apprendre à travailler plus vite

-         Ne traiter qu’une tâche à la fois, éviter de se disperser

-         N’assister qu’aux réunions où votre présence est indispensable